Сколько стоит провести хакатон: смета без розовых очков
Разбираем реальные статьи расходов офлайн и онлайн-хакатона в тенге и показываем, где бюджет утекает незаметно.
Когда спрашивают, сколько стоит провести хакатон, честный ответ звучит так: от почти нуля до нескольких миллионов тенге, и разница почти целиком в еде и площадке. Онлайн-хакатон на сто человек можно вытянуть на энтузиазме и призовом фонде. Офлайн на те же сто человек с ночёвкой это уже серьёзная смета. Разложим по статьям.
Офлайн: куда уходят деньги
- Площадка. Аренда лофта или коворкинга на выходные, часто самая крупная строка.
- Еда. Три-четыре приёма пищи на человека плюс вода, кофе, снеки. Считайте по числу участников, а не команд.
- Призы. Денежный фонд или устройства, подписки, стажировки.
- Мерч и полиграфия. Бейджи, наклейки, баннеры, футболки.
- Техника. Удлинители, экраны, микрофон, иногда аренда роутеров.
- Мелочи. Аптечка, уборка, такси для менторов, подарки жюри.
Правило, которое экономит нервы: еда и вода почти всегда дороже, чем кажется на старте. Люди на хакатоне едят и пьют больше обычного, потому что не спят. Закладывайте с запасом.
Онлайн: дешевле, но не бесплатно
В онлайне отпадают площадка и еда, остаются призы, продвижение и инструменты. Основной расход это реклама, потому что без офлайн-тусовки людей надо чем-то зацепить, и призовой фонд. Плюс мелкие подписки на сервисы для стримов и связи.
Новая строка: кредиты на API
В эпоху вайбкодинга появилась статья, которой раньше не было. Если участники строят на платных моделях, кто-то платит за токены, и на активном хакатоне это заметная сумма. Хорошая новость в том, что эту строку почти всегда закрывает спонсор-провайдер ИИ в обмен на то, что его инструмент попробуют вживую. Раздать доступы участникам можно централизованно, а не собирать карты по чату: на Stavleak ключи к API спонсоров выдаются прямо в кабинете участника.
Где бюджет утекает незаметно
- Переплата за площадку с «всё включено», где половина опций вам не нужна.
- Мерч, который печатают с запасом и потом выбрасывают. Печатайте под факт регистраций.
- Разработка сайта и системы регистрации под событие. Это лишняя строка: страницу, форму заявки, треки, расписание, оценку жюри и публикацию результатов закрывает готовая платформа вроде Stavleak, и платить за отдельную разработку не нужно.
- Разрозненные инструменты. Сайт отдельно, гугл-формы отдельно, таблицы с баллами отдельно, рассылки отдельно. Каждый стык это время координатора, а время тоже стоит денег.
- Отсутствие резерва. Без запаса 15-20% любой сюрприз ломает смету.
Как провести дёшево и не стыдно
Бартер вместо денег там, где можно: площадка и еда от партнёров, а токены от провайдера ИИ. Призы осмысленные, а не громкие: стажировка или менторство стоят вам недорого, а ценятся высоко. Регистрация, оценка и коммуникация не по отдельности, а в одном месте, чтобы не платить ни деньгами, ни временем за склейку сервисов. При таком подходе приличный студенческий хакатон на 60-80 человек проводят за сумму, которая удивит любого, кто считал по прайсу ивент-агентства.
Считайте бюджет до того, как позовёте спонсоров. Как искать спонсоров, мы разобрали отдельно, а посмотреть, как выглядит событие целиком на одной платформе, можно на демо Stavleak.
